Организация делопроизводства: прием, регистрация и прохождение поступающей документации, оформление и отправка исходящей документации
Председатель участковой избирательной комиссии осуществляет методическое руководство по организации делопроизводства в участковой избирательной комиссии, документационному обеспечению заседаний участковой избирательной комиссии, учету и прохождению документов в установленные сроки. Обеспечивает сохранность документов и передачу их в территориальную избирательную комиссию.
Председатель участковой избирательной комиссии непосредственно несет ответственность за ведение делопроизводства. Секретарь участковой избирательной комиссии осуществляет оформление принятых на заседании участковой избирательной комиссии решений, ведет протоколы заседаний.
Поступивший в участковую избирательную комиссию документ подлежит первичной обработке (т.е. необходимо проверить правильность адресования, наличие указанных приложений), затем регистрации в день поступления с использованием журнала регистрации входящих документов (см. приложение № 1).
При регистрации поступившего документа в журнал регистрации входящих документов обязательно вносятся следующие реквизиты: исходящий номер и дата поступившего документа, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения.
На документе проставляется регистрационный штамп (если нет штампа, то номер пишется просто от руки) с указанием входящего номера, даты, а при регистрации жалоб, обращений и заявлений граждан, с указанием времени регистрации, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении от руки проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
Исполненные документы вместе с копиями подготовленных ответов подшиваются в дело, в соответствии с номенклатурой дел участковой избирательной комиссии.
В журнале регистрации входящих документов делается отметка, куда помещен исполненный документ.
Исходящие документы, в том числе ответы на входящие документы, оформляются на соответствующем бланке участковой избирательной комиссии (см. приложение № 3) и подписываются председателем (заместителем председателя, секретарем) участковой избирательной комиссии, регистрируются в журнале регистрации исходящих документов и подлежат отправке в день подписания документа.
При оформлении письма указывается полный почтовый (включая индекс) адрес организации либо гражданина. В документах, направляемых конкретному лицу, указывается его должность, фамилия и инициалы. Данный реквизит располагается в правом верхнем углу бланка письма комиссии.
При оформлении ответных документов обязательно производится ссылка на номер, дату документа, на который делается ответ.
Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, исполнитель приобщает подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.
Регистрируемому документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой, а также даты подписания. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.
Отправляемые из участковой избирательной комиссии документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов (см. приложение № 2). При регистрации исходящего документа обязательно вносятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, исполнитель документа, а также кем подписан документ.
Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел участковой избирательной комиссии.
Необходимо соблюдать основные требования к оформлению реквизитов:
Регистрационный номер документа:
Для входящих документов – это порядковый номер в пределах календарного года, для исходящих документов – индекс дела по номенклатуре и через косую черту порядковый номер документа в пределах календарного года.
Подпись должностного лица:
В состав подписи входят: полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Располагается реквизит «подпись» от границы левого поля после текста через одну пустую строку, например:
Заместитель председателя
участковой избирательной комиссии
избирательного участка №___ личная подпись инициалы, фамилия
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
В документе, подготовленном участковой избирательной комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель участковой избирательной комиссии, а фамилии членов участковой избирательной комиссии располагаются в алфавитном порядке, например:
Председатель комиссии личная подпись инициалы, фамилия
Члены комиссии личная подпись инициалы, фамилия
личная подпись инициалы, фамилия
Оттиск печати:
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «М.П.».
Отметка о заверении копии:
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении копии – заверительная надпись «Верно» (допускается использование штампа «Копия верна»), должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:
Верно
Секретарь участковой
избирательной комиссии
избирательного участка № ___
личная подпись инициалы, фамилия
дата
При заверении копий протоколов об итогах голосования дополнительно проставляется время заверения копии.
При выдаче копии документа заверительная надпись удостоверяется печатью комиссии.
Листы многостраничных копий могут быть пронумерованы, отметка о заверении копии может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
Организация работы с жалобами, заявлениями и обращениями граждан о нарушениях избирательного законодательства
Жалобы, заявления и обращения граждан (далее – обращения) рассматриваются участковой избирательной комиссией в пределах своей компетенции, в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации (Федеральный закон от 12 июня 2002 года № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»).
Поступившие в участковую избирательную комиссию обращения регистрируются отдельно от других видов документов в день их поступления. Как правило, для регистрации используется Реестр учета жалоб (заявлений) на нарушения избирательного законодательства (см. приложение № 4).
При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.
На обращениях граждан на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера, формируемого в пределах календарного года, даты и времени поступления.
Участковые избирательные комиссии обязаны давать письменные ответы в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а по обращениям, поступившим в день голосования или в день, следующий за днем голосования, – немедленно. Если факты, содержащиеся в обращениях, требуют дополнительной проверки, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок.
Участковые избирательные комиссии вправе обращаться с представлениями о проведении соответствующих проверок и пресечении нарушений закона в правоохранительные органы, органы исполнительной власти. Указанные органы обязаны в пятидневный срок, если представление получено за пять и менее дней до дня голосования, – не позднее дня, предшествующего дню голосования, а если в день голосования или в день, следующий за днем голосования, – немедленно принять меры по пресечению этих нарушений и незамедлительно проинформировать о результатах обратившуюся участковую избирательную комиссию. Если факты, содержащиеся в представлении, требуют дополнительной проверки, указанные меры принимаются не позднее чем в десятидневный срок.
Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, авторам дан ответ в письменной или устной форме.
Письменный ответ направляется автору на бланке письма участковой избирательной комиссии за подписью председателя комиссии, заместителя председателя либо секретаря комиссии.
В случае, если автору дан устный ответ, на самом документе делается соответствующая отметка.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
Решение, принимаемое участковой избирательной комиссией по результатам рассмотрения обращения, должно быть мотивированным и оформляется в письменном виде. Копия решения, заверенная должным образом, незамедлительно выдается лицу, чья жалоба (заявление) были рассмотрены.
Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем (заместителем председателя, секретарем) комиссии.
Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).
Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
Если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.
Реестр учета жалоб (заявлений) на нарушения избирательного законодательства прикладывается к первому экземпляру протокола об итогах голосования вместе с особыми мнениями членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, поступившими в участковую избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей обращениями и принятыми по указанным обращениям решениями и незамедлительно передается в территориальную избирательную комиссию.
Копия Реестра вместе с заверенными копиями особых мнений членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, заверенными копиями поступивших в участковую избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей обращениями и заверенными копиями принятых по указанным обращениям решений приобщается ко второму экземпляру протокола об итогах голосования и хранится в участковой избирательной комиссии до истечения срока ее полномочий, затем передается в территориальную избирательную комиссию.
Оформление и учет решений, протоколов заседания участковой избирательной комиссии
Главной организационной формой реализации задач и функций участковой избирательной комиссии как коллегиального органа является заседание участковой избирательной комиссии.
Заседание участковой избирательной комиссии считается правомочным, если на нем присутствует большинство от назначенного числа членов комиссии.
Проект повестки дня заседания участковой избирательной комиссии (см. приложение № 5) формируется секретарем участковой избирательной комиссии и после согласования с председателем участковой избирательной, подписывается секретарем участковой избирательной комиссии.
Перед началом заседания секретарь участковой избирательной комиссии регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю участковой избирательной комиссии (см. приложение № 6).
Документы, рассмотренные на заседании участковой избирательной комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.
Срок доработки документов не должен превышать одного рабочего дня после дня заседания.
При доработке документа секретарь участковой избирательной комиссии вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения.
Секретарь участковой избирательной комиссии следит за комплектностью прилагаемых к решению документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте.
Оформленный и проверенный комплект документов (решение, обозначенные в его тексте приложения) подписывает секретарь и передает для подписания председателю комиссии.
Решения оформляются на соответствующем бланке участковой избирательной комиссии (см. приложение № 7), подписываются председателем и секретарем участковой избирательной комиссии с указанием полного наименования должностей.
После подписания решения регистрируются секретарем участковой избирательной комиссии. Для учета регистрации решений используется журнал регистрации (см. приложение № 8). На документах проставляется регистрационный номер.
Решения нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий участковой избирательной комиссии.
Номер решения состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения, разделенных косой чертой (например: 1/8).
Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает председатель участковой избирательной комиссии. На каждой копии решения проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя и секретаря участковой избирательной комиссии.
Копия решения участковой избирательной комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в участковую избирательную комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании участковой избирательной комиссии.
Протокол заседания участковой избирательной комиссии оформляется на соответствующем бланке (см. приложение № 9) и может оформляться в полной или краткой форме (см. приложение № 9-1).
В протоколе заседания участковой избирательной комиссии в краткой форме отражается основное содержание выступлений и принятых решений, при этом при рассмотрении жалоб (заявлений) и обращений содержание выступлений и принятых решений отражается подробно.
Текст протокола заседания участковой избирательной комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя участковой избирательной комиссии, а также присутствующих членов участковой избирательной комиссии, в том числе приглашенных на заседание.
Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).
Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик.
Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.
Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.
В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.
В части «ВЫСТУПИЛИ» перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа.
В части «РЕШИЛИ» отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу.
Далее отражаются результаты голосования по принятому решению. Члены комиссии голосуют «за» или «против». В случае равного числа голосов членов комиссии с правом решающего голоса, поданных «за» и «против», голос председателя (председательствующего на заседании) является решающим.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего решения.
Протокол заседания подписывается председателем и секретарем участковой избирательной комиссии с указанием полного наименования должностей.
После подписания протоколы регистрируются. Учет регистрации протоколов ведется по журналу регистрации решений (см. приложение № 8). Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий участковой избирательной комиссии.
Протоколы заседаний участковой избирательной комиссии, приобщенные к ним решения вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов комиссии, хранятся у председателя участковой избирательной комиссии до передачи в территориальную избирательную комиссию.
ПРИЛОЖЕНИЕ: формы документов УИК (PDF)
Для контроля полученных знаний, пожалуйста пройдите тест
